Sachez filtrer vos messages

Votre messagerie est installée et le courrier commence à affluer... Vous pouvez, grâce aux fonctions de filtrage, automatiser son aiguillage vers des dossiers spécifiques : personnel, professionnel, etc. Voici comment procéder. Si vous recevez beaucoup de courrier électronique provenant de différents expéditeurs, il devient indispensable d’organiser votre messagerie. Ainsi, vous pouvez réserver un dossier pour les messages personnels et un autre pour le courrier professionnel. Un dossier peut aussi être subdivisé en fonction des services de votre entreprise : marketing, comptabilité, recherche… Mais il faudra de toute façon placer dans le bon dossier le courrier arrivant dans la boîte de réception. Ce travail fastidieux peut être évité grâce aux fonctions de filtrage des messageries récentes telles que Eudora Pro 3.0, Communicator, Internet Mail, Outlook Express. Pour accéder à ces fonctions, il faut avec Eudora Pro, cliquer sur Outils/Filtres; avec Communicator, sélectionner la commande Edition/Filtres de courrier dans le module Messenger; avec Internet Mail ou Outlook Express, activer Message/Gestionnaire de la boîte de réception. Ces fonctions reposent toutes sur le même principe : le filtre repère un ou plusieurs éléments (mot, adresse, fichier... ) dans un message et transfère ce dernier dans un dossier spécifié par l’utilisateur. Échappez au matraquage du marketing direct Vous avez peut-être déjà reçu du courrier vous vantant les mérites d’un service Internet, d’un livre ou d’un produit quelconque. Ces messages (il n’est pas rare d’en recevoir une dizaine par jour) proviennent de sociétés de marketing direct qui envoient parfois des millions d’e-mails par jour. Cette technique de promotion s’appelle le spamming et le courrier issu de cette technique porte le nom de junk mail Pour se procurer des adresses e-mail, ces sociétés scrutent les forums de discussion. Une autre technique consiste à proposer, sur une page Web, de vous envoyer des nouvelles sur tel ou tel logiciel, auquel cas vous devez, bien entendu, saisir votre adresse électronique dans un champ et valider, ce qui vous enregistre automatiquement dans un annuaire (mailing list) qui servira de base de données pour les prochains envois. Bien qu’il n’existe pas de solutions définitives pour se protéger contre le spamming, les filtres sont des moyens efficaces. Lors de la réception d’un message en provenance d’une société de marketing direct, notez son adresse électronique. Ensuite, créez un filtre qui déplace vers la Corbeille tous les e-mails dont le champ From contient l’adresse que vous avez relevée. Créez de nouveaux dossiers Avant d’élaborer des filtres, organisez votre messagerie en dossier. Si votre logiciel le permet, ajoutez des sous-dossiers. Pour cela, cliquez sur Fichier/Dossier/Créer. Saisissez alors un nom qui sera le plus explicite possible. Si besoin est, réduisez la taille de vos dossiers en les comprimant régulièrement à l’aide de la commande : Fichier/Dossier/Compresser ou Fichier/Dossier/Supprimer. Saisissez des critères pour chaque dossier Une fois l’organisation de votre messagerie terminée, il faut élaborer le filtre, ici appelé règle. Sélectionnez Message/Gestionnaire de la boîte de réception. Cliquez sur [Ajouter]. Saisissez les critères sous la forme d’une adresse électronique pour les champs A, CC, De, et d’un mot pour Objet. Choisissez un dossier dans la liste Déplacer vers. Pour qu’un filtre soit prioritaire, placez-le au début de la liste en cliquant sur [Monter]. Vérifiez le bon fonctionnement du filtre Attendez l’arrivée d’un courrier ou envoyez un message dans votre boîte aux lettres depuis un autre ordinateur. Ouvrez Internet Mail et, dans la liste Dossier, choisissez un à un les dossiers qui y sont répertoriés afin d’en visualiser le contenu. Si un des filtres que vous avez élaborés ne fonctionne pas bien, modifiez-le. Pour cela, sélectionnez-le dans la fenêtre Gestionnaire de boîte de réception et cliquez sur [Propriétés].