Comptabilité, paye, opérations commerciales Gestion : choisir la solution(photo)

Lorsqu’on est patron d’une petite entreprise, artisan ou travailleur indépendant, quel que soit le type d’activité, le temps, c’est de l’argent. Or informatiser sa gestion, c’est automatiser 90% de ses écritures comptables, commerciales et financières. Véritable centre nerveux de l’entreprise, un système de gestion doit répondre à divers objectifs. Il doit fournir un ensemble d’outils permettant de réaliser la facturation, établir les bulletins de paye des employés, tenir à jour la comptabilité ou gérer les stocks. Il doit ensuite permettre d’établir les documents comptables et fiscaux exigés par la loi. On trouve donc sur le marché deux types de logiciels de gestion : d’une part, des programmes sur mesure, qui intègrent les spécificités d’une société et qui sont particulièrement adaptés aux grandes entreprises. D’autre part, des applications standard, capables de gérer la totalité de l’activité de l’entreprise en toute sécurité pour un prix très attractif. Vendues à des milliers d’exemplaires, ces applications présentent également l’intérêt d’être dotées de programmes stables et de qualité. Acquérir une solution de gestion implique deux types de déci- sions : choisir la bonne configuration matérielle et s’orienter vers les applications les mieux adaptées à votre situation. Optez pour un environnement informatique moderne (Windows ou Macintosh) pour installer votre solution de gestion. Vous accéderez ainsi, en temps réel, à votre chiffre d’affaires, vos comptes clients, etc. Choisissez une application simple à installer et à utiliser. Votre solution de gestion devra vous permettre notamment de réaliser rapidement et automatiquement les calculs et les contrôles des différentes taxes, vous faisant gagner du temps tout en diminuant les risques d’erreurs. Des conseils pratiques Pour obtenir des conseils pratiques, vous pouvez faire appel à différentes organisations spécialisées, votre revendeur ou votre expert-comptable, pour peu que ce dernier soit ouvert aux technologies de l’informatique. Votre revendeur de matériel pourra en plus vous aider dans l’installation, la formation et la mise on route du matériel. Enfin, la presse informatique étrangère réalise régulièrement des dossiers spéciaux et vous pouvez également télécharger des versions de démonstration depuis les sites Internet des éditeurs. Aujourd’hui, il est possible de s’équiper avec un budget raisonnable. Pour environ 3 000 dollars, vous pouvez disposer d’un équipement complet comprenant un ordinateur, une imprimante, votre solution de gestion ainsi que se maintenance. Lorsque vous vous équipez, il est nécessaire que vous soyez attentif à la palette de services que votre fournisseur vous propose. Pour votre tranquillité d’esprit, vous pouvez souscrire un contrat de maintenance de vos logiciels. Ce service vous garantira en permanence la conformité de votre solution aux dernières évolutions technologiques et légales. Échanger vos documents La gestion au quotidien de votre entreprise nécessite de nombreux échanges de documents. Les différents programmes proposés sur le marché ont été conçus pour vous permettre de partager simplement et rapidement l’information en interne, avec vos clients et vos partenaires, point essentiel pour une gestion efficace. Les liens automatisés vous apportent en outre gain de temps et fiabilité. Ainsi, vos factures enregistrées sur un logiciel de gestion commerciale sont automatiquement intégrées dans votre application tableur, sans double saisie et donc sans erreur. De nombreuses fonctions d’intégration bureautique permettent donc de traiter vos données dans Microsoft Office, afin de réaliser vos mailings clients dans Word, de conduire vos propres analyses commerciales dans Excel, etc. Grâce à Internet, vous transmettez enfin vos documents beaucoup plus rapidement à votre expert-comptable (bilan, compte de résultat...) ou à vos clients (devis, facture...) d’un simple clic.