Le bureau nomade et sans papier, un rêve devenu réalisable

Moins de papier, un lieu de travail flexible, des horaires variables si l’on reste joignable : le bureau est en train de faire sa révolution, estimaient beaucoup d’exposants à la grande foire informatique du CeBIT à Hanovre. Grâce aux systèmes de gestion de documents, «les archives papier sont out», vante un fabricant allemand de ce type de programmes. Pour l’instant encore, environ 1,5 milliard de feuilles de papier sont produits chaque jour dans le monde entier, selon le CeBIT. Mais, déjà, dans de nombreuses sociétés, les bons de livraison aux clients ou les factures sont scannés et aussitôt classés dans le fichier correspondant sur ordinateur. Ils peuvent être retrouvés à tout moment par un simple clic de souris. Cela permet des économies drastiques. Car, selon une étude du cabinet de consultant Anderson Consulting, citée par un exposant, une recherche dans une archive-papier coûte entre 2,5 à 5 dollars par feuille. En plus, les salariés gagnent du temps. Ils passent encore actuellement entre 150 et 170 heures par an à retrouver les documents dont ils ont besoin, estime le CeBIT. La saisie de texte tend aussi progressivement à disparaître : les scanners ou les logiciels de reconnaissance vocale, dont les prix ne cessent de baisser, font de plus en plus partie du quotidien des firmes. Le courrier électronique remplace de plus en plus souvent les lettres et les envois par fax. Ainsi, chez le géant des médias allemand Bertelsmann, depuis l’arrivée du nouveau dirigeant Thomas Middelhoff, il y a un an et demi, toutes les communications internes se font par e-mail. Pour beaucoup cependant, le glas du papier n’a pas encore sonné. Ainsi, selon un sondage réalisé auprès des 500 chefs d’entreprises européens pour le fabricant américain de photocopieurs et matériel de reproduction Xerox, 79% des personnes interrogées pensent ne pas pouvoir se passer de papier dans dix ans. Environ 60% d’entre eux préfèrent également lire des rapports ou comptes-rendus sur papier plutôt que sur un écran d’ordinateur. Le bureau devient toutefois chaque jour plus flexible. Grâce aux ordinateurs et téléphones portables, toujours plus rapides et plus performants, les salariés ont la possibilité de travailler partout et à tout moment. Certains exposants, comme le groupe électronique japonais NEC, présentent cette année des terminaux équipés d’un écran-miniature, d’une caméra et d’un micro permettant des vidéo-conférences entre collègues en déplacement. Chez le fabricant allemand de logiciels DVG, installé à Hanovre, les employés nomades sont d’ailleurs la règle depuis novembre 1999. Sur les 1 850 salariés, seules les secrétaires ont leur propre bureau. Les autres doivent se chercher chaque matin une nouvelle place parmi les 1 400 disponibles. Mais, en raison des vacances, des voyages d’affaires ou des maladies, il y en a toujours une de libre. Chaque poste de travail est équipé d’un ordinateur relié en réseau. Chacun des salariés de DVG doit y entrer son mot de passe, grâce auquel il a accès à toutes les informations qu’il a mémorisées. Les employés disposent également tous d’un téléphone sans fil. Ils sont ainsi joignables même s’ils changent de poste de travail.